Egy társasházi javításnál a munka elkészülte csak az egyik fele a történetnek.
Közös képviselőként később azt is tudni kell igazolni, mi történt, miért volt szükség a munkára és mit fizetett ki érte a társasház.
Ez különösen akkor válik fontossá, amikor hónapokkal később a számvizsgáló bizottság vagy egy tulajdonos rákérdez egy számlára.
Ilyenkor nem jó válasz az, hogy:
„Úgy emlékszem, akkor valami probléma volt a pincében.”
Sokkal jobb, ha néhány kattintással elővehető a teljes történet.
Mit érdemes elkérni a kivitelezőtől?
Egy kisebb társasházi karbantartási munkánál nincs szükség hosszú jegyzőkönyvre.
Általában négy dolog már elegendő:
- hol történt a javítás;
- mi volt a hiba;
- mit javítottak vagy cseréltek;
- néhány fénykép a munkáról.
Például:
„A pince -1. szintjén nem működött a folyosóvilágítás. A hibát egy meghibásodott kapcsoló okozta, amely cserére került. A világítás működését ellenőriztük.”
Ehhez két-három helyszíni fotó már olyan dokumentációt ad, amelyből fél évvel később is érthető, mi történt.
A fotódokumentáció közös képviselőként különösen hasznos
A fotó nem azért kell, mert minden kivitelezőt ellenőrizni kell.
Hanem azért, mert sok javítás eredménye később már nem látható.
Egy hibás kötést kijavítanak.
Egy villamos szekrényt visszazárnak.
Egy régi szerelvényt lecserélnek.
Utána már csak az elkészült állapot marad.
Ha azonban van fotó a hibáról, a cserélt alkatrészről és az elkészült munkáról, sokkal egyszerűbb megmutatni, miért volt indokolt a kiadás.
Ezért érdemes már a megrendeléskor megkérdezni a társasházi villanyszerelőtől, hogy az elvégzett munkáról kap-e fényképes dokumentációt.
A számla legyen összeköthető a tényleges munkával
Közös képviselőként azonban arra is érdemes figyelni, hogy a számla megnevezése ne legyen teljesen általános.
A
„karbantartási munkák”
megnevezésnél később sokkal könnyebben visszakereshető például ez:
„pincevilágítás hibakeresése és javítása”.
Ha ugyanabban a hónapban több munkát is végeztek a házban, ennek már komoly jelentősége lehet.
Érdemes egyszerű rendszert kialakítani
Nem kell új adminisztrációs rendszert építeni.
Egy munkához érdemes egy helyen tárolni:
bejelentés → ajánlat vagy megrendelés → munkadokumentáció és fotók → számla.
Így amikor később előkerül egy 48 000 forintos villanyszerelési számla, nem kell e-mailek és üzenetek között keresgélni.
Látható:
miért rendelték meg,
mit talált a szakember,
mit végzett el,
és mi alapján történt a kifizetés.
Mennyire kell részletesnek lennie?
Egy lámpacsere miatt nem kell műszaki dokumentációs dossziét készíteni.
A cél nem a több adminisztráció.
Hanem a későbbi visszakereshetőség.
Érdemes egy egyszerű kérdést feltenni:
Ha egy tulajdonos fél év múlva rákérdez erre a kiadásra, két perc alatt meg tudom mutatni, mi történt?
Ha igen, a dokumentáció valószínűleg megfelelő.
Ha nem, akkor érdemes a következő munkánál egy kicsit több információt kérni a kivitelezőtől.
Egy jól dokumentáló villanyszerelő ebben nem plusz adminisztrációt ad a közös képviselőnek.
Éppen ellenkezőleg, csökkenti az adminisztrációt.
